• 04 12 2021

Szkolenie sekretarzy Rodzinnych Ogrodów Działkowych w Zabrzu

W dniu 23.11.2021 r. odbyło się szkolenie sekretarzy, naradę szkoleniową otworzył Przewodniczący Delegatury Rejonowej PZD w Zabrzu Pan Leszek Bucki, który przywitał wszystkich sekretarzy ROD oraz przedstawił uczestnikom tematykę spotkania. W naradzie uczestniczyli również prezesi ogrodów – Ireneusz Kędzierski i Piotr Witkowski. Prowadzący naradę szkoleniową wskazał, że jedną z ważniejszych osób w strukturach zarządu ogrodu jest sekretarz. Odpowiada on za pełne dokumentowanie działalności i podjętych uchwał zarządu ROD. W gruncie rzeczy wydaje się prostym zadaniem do wykonania, lecz jak przyjrzymy się i przeanalizujemy pracę sekretarza na ogrodzie, dochodzimy do stwierdzenia, że rzetelne podejście do wykonywania swoich czynności wymaga wielu poświęceń a dla pełnego zrozumienia wszelkich wątpliwości każdy z uczestników spotkania otrzymał „Zbiór przepisów związkowych”. Podstawowym dokumentem, z którego sekretarz musi się wywiązać jest zakres czynności. W nim oparte są wszystkie zagadnienia, wytyczne i zadania jakie będzie musiał spełniać podczas wykonywania swojej funkcji. Są to m.in. zapisywanie przebiegu każdego zebrania zarządu, sporządzanie protokołu z posiedzenia zarządu, przedłożenie listy obecności członków zarządu, sporządzanie podjętych uchwał, prowadzenia rejestru uchwał, adnotacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w dzienniku korespondencyjnym, prowadzenie ewidencji działkowców oraz na bieżąco uaktualniać wykaz działkowców na ogrodzie. Każdy z wymienionych czynników i zadań został omówiony i przedyskutowany a w opinii uczestników szkolenia są one bardzo istotne i potrzebne przy funkcjonowaniu ogrodu we wszystkich jego płaszczyznach. Podczas spotkania duży nacisk położono na tworzeniu dokumentacji w stosunku do działkowca, który jest np. w zwłoce z opłatami ogrodowymi. W tym przypadku trzeba koniecznie zachować poprawność działania i wytycznych zapisanych w Ustawie o Rodzinnych Ogrodach Działkowych, Statucie PZD, Regulaminie ROD, aby w ostateczności wypowiedzieć umowę dzierżawy działkowej w przedmiotowym zakresie.

Prowadzący odnieśli się do dokumentów które już w 2019 roku zostały rozdysponowane wszystkim prezesom zabrzańskich ogrodów, gdzie tematycznie zostały przekazane na nośniku elektronicznym materiały które są niezbędne do prawidłowego prowadzenia spraw działkowców i ogrodu. Na stronie internetowej Delegatury Rejonowej PZD w Zabrzu zamieszczone są wszystkie wzory dokumentów oraz te, które zostały zmodyfikowane i dostosowane do obecnego stanu prawnego jak: wniosek o zatwierdzenie umowy przeniesienia praw do działki, wniosek o zawarcie umowy dzierżawy działkowej, umowa przeniesienia praw do działki, umowa dzierżawy działkowej albo uchwała w sprawie zatwierdzenia umowy przeniesienia praw do działki. Zapoznanie się z tymi dokumentami i możliwość nieskrępowanego dostępu do nich pozwoli jednoznacznie wszystkim członkom zarządu, ale też i sekretarzom do prowadzenia prawidłowej dokumentacji działkowca. Zwrócono również uwagę na częste niedociągnięcia które popełniają zarządy ogrodów a mianowicie, kwota wpisowego od nowego działkowca w wysokości 240,00 zł powinna wraz z obowiązującym wykazem zostać przekazana w terminie do 14 dni do Okręgowego Zarządu Śląskiego PZD w Katowicach, natomiast deklaracje członkowskie działkowców będącymi małżeństwem wypisujemy oddzielnie dla żony i męża oraz podejmowane uchwały w sprawie ubiegania się o członkostwo również powinny być zawierane oddzielnie na małżeństwo. Spotkanie obfitowało w liczne pytania i spostrzeżenia, na które Przewodniczący Delegatury bardzo szczegółowo odpowiadał co przełoży się wymiernie na efekty pracy sekretarzy, ale i całego zarządu ogrodu.

Opracował Piotr Witkowski